Le soluzioni di Document Management mettono a disposizione delle aziende e delle organizzazioni che quotidianamente trattano documenti un insieme di strumenti che consentono la gestione della documentazione prodotta e ricevuta, sia nativamente in forma digitale che trasformata in tale formato.
Questi applicativi permettono di catalogare, organizzare, aggregare, correlare, gestire le revisioni, archiviare, condividere e spedire qualsiasi tipo di documento; gli interessati avranno a propria disposizione in qualsiasi momento ed in qualsiasi luogo i documenti nella ultima versione aggiornata in tempo reale e, se autorizzati, potranno revisionarli ed approvali. Tutto questo porterà, oltre che a maggior efficienza e tempestività delle informazioni, a una riduzione dei costi, data la riduzione degli spazi di archivio e, soprattutto, la riduzione drastica dei tempi di ricerca ed inoltro; anche l’immagine aziendale verso l’interno e l’esterno non potrà che migliorare.
Così come negli anni 80 i “gestionali ERP” hanno rivoluzionato le aziende, introducendo la capacità di gestire le informazioni e hanno permesso un’organizzazione snella, veloce ed affidabile delle aziende e dei loro flussi di lavoro, ora, grazie al Document Management, alle nuove tecnologie e al progresso culturale e giuridico, assistiamo alla smaterializzazione dei documenti che diventano digitali.
Document Management quindi come razionalizzazione dei processi di archiviazione e di consultazione dei documenti: se la qualità e la tempestività sono i parametri con cui misurarsi sul mercato, il vantaggio competitivo è rappresentato dalla possibilità di disporre facilmente di tutti la documentazione aziendale.
Per supportare le aziende e attivare processi di gestione e archiviazione documentale, Aldebra propone soluzioni che rispettano le normative più recenti e tengono conto delle esigenze di settore.
La soluzione Aldebra, ASIA doc, è un moderno sistema per l’archiviazione e la gestione elettronica di documenti; permette inoltre la Conservazione Sostitutiva.
Le soluzioni di Document Management
I documenti o gli allegati di qualsiasi formato possono essere integrati in modo automatico con le procedure del sistema informativo centrale e con i sistemi di office automation e di posta.Indipendentemente dalla tipologia, anche diversa, possono essere aggregati per “pratica” e quindi consultati avendo una panoramica di quelli correlati; possono essere riprodotti e, se il documento è gestito a revisioni, manipolati, smistati a scrivanie virtuali, semplificando le attività e dando maggiore consistenza ed immediatezza alle informazioni e alle procedure aziendali.
L’architettura fa si che tutti i documenti vengano memorizzati su database in una struttura centralizzata e resi disponibili a più stazioni di lavoro, visualizzabili o modificabili solo dagli utenti autorizzati.
La struttura del software permette inoltre l’archiviazione automatica dei documenti generati all’interno dell’azienda provenienti dai sistemi gestionali evitando qualsiasi manualità, riducendo drasticamente i tempi.
I documenti provenienti dall’esterno in forma cartacea potranno essere acquisiti, tramite scanner, sia dall’interno dell’ERP che dal documentale; il loro contenuto verrà acquisito non solo come immagine ma anche come testo, tramite funzioni OCR, dando quindi la possibilità di effettuare ricerche full text sul contenuto del documento, articolo o quant’altro importato.
È gestita anche l’acquisizione massiva dei documenti tramite scanner con protocollazione automatica, con invio alle varie scrivanie virtuali differenziate per tipologia di documento, con eventuale possibilità di successivo abbinamento al gestionale.
Tutte le funzionalità di archiviazione e consultazioni sono accessibili tramite web, quindi senza necessità di installazione degli applicativi sui vari PC e senza vincoli geografici. Ognuno opererà con interfaccia nella propria lingua.
La catalogazione dei documenti avviene per Tipo documento; per ogni Tipo sono definibili le chiavi di ricerca, che identificheranno in maniera univoca ogni documento inserito e ne permetteranno la ricerca ed il ritrovamento indipendentemente dalla localizzazione, area documenti attivi o storicizzati, on-line o off-line.
Un valido strumento di supporto ai processi e alla ottimizzazione dei flussi aziendali è rappresentato dal workflow, presente in ASIA doc e associato ai Tipi documento.
Permette la razionalizzazione dei percorsi delle pratiche e dei controlli ed autorizzazioni alle quali le stesse devono essere sottoposte.
I flussi sono liberamente definibili e permettono di dichiarare gli stati dei documenti, gli approvatori, i privilegi, le operazioni richieste o automatiche (firma digitale, archiviazione, masterizzazione, ecc.).Nel flusso di workflow potranno essere richiamate, oltre alle operazioni predefinite, anche operazioni specifiche e personalizzate per singola installazione (richiamo di dll).
Per ogni nuova tipologia di documento che l’utente intende trattare si ha la possibilità, in autonomia, di abbinarvi un flusso di workflow e una specifica interfaccia di caricamento dati identificativi e di ricerca.
Il documento assume quindi nuove valenze: quelle di elemento di comunicazione, di attivazione di un processo e di dichiarazione della sua conclusione.
La Firma Digitale consente d’attribuire efficacia probatoria ai documenti loro supporto cartaceo e permettendo anche, nel rispetto delle “Conservazione sostitutiva” o “Archiviazione ottica sostitutiva”, mantenimento dei documenti digitali al posto di quelli cartacei.
Aldebra è in grado di offrire da una gestione documentale light, per esigenze aziendali più contenute, integrabile al gestionale adottato, fino ad una versione completa adatta alle grandi imprese e alle Pubbliche Amministrazioni.
