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Studio Salandini

 
Lo studio
 Lo studio Salandini offre la consulenza di professionisti autonomi che integrano le proprie competenze ed esperienze per offrire un servizio ad alto valore aggiunto e multidisciplinare. Nel corso della propria attività intrattiene rapporti di collaborazione operativa ed integrativa con gli altri studi del territorio svolgendo costante attività di formazione a professionisti, praticanti e collaboratori utilizzando i più moderni strumenti informatici.

Esigenze
Il costante incremento dei volumi di documenti cartacei derivanti dall’attività di consulenza professionale ha imposto allo Studio Salandini l’individuazione di un sistema di archiviazione documentale elettronica e sostitutiva con cui poter gestire informaticamente i documenti fiscalmente rilevanti e inerenti le pratiche della clientela (registri IVA, libro giornale, ecc.). Un sistema che consentisse anche di gestire i documenti giustificativi correlandoli direttamente alle singole dichiarazioni.

Soluzione
Aldebra ha implementato un server “virtuale” dotato del sistema operativo Microsoft Windows Server necessario all’installazione e funzionamento della soluzione di archiviazione documentale (rel. 1.3.1) dotato dei seguenti componenti:
  • Microsoft SQL Server: sistema di database alla base dell’archiviazione dei dati e dei documenti;
  • Internet Information Server: componente Windows Server per la gestione del portale di archiviazione documentale ;
  • ASIA Doc Tools: programma di riconoscimento dei documenti in formato PDF.
Grazie alla natura web oriented del progetto, l’accesso dell’utenza dello Studio Salandini al sistema di archiviazione e ai dati in esso memorizzati, avviene senza installazione di altro software aggiuntivo utilizzando l’Internet browser “Microsoft Internet Explorer”.
La gestione del processo interno allo Studio Salandini per l’archivazione digitale. La soluzione di archiviazione prevede il pieno supporto alla gestione dei workflow semplificabile nei seguenti processi:
  • Il software gestionale WKI-OSRA provvede all’esportazione dei documenti in formato nativo PDF;
  • I file PDF vengono riconosciuti dal tool di importazione provvedendo in automatico alla generazione dell’ anagrafica del documento elettronico con il popolamento dei campi riportanti i valori estratti direttamente dai file PDF;
  • I documenti elaborati (PDF ed Indici in formato XML) vengono successivamente processati dal motore di importazione ed automaticamente archiviati nel database documentale.
  • Il processo di archiviazione sostitutiva viene gestito dal responsabile dell’archiviazione direttamente dal suo PC tramite la procedura messa a disposizione nel portale web.
Il processo di archiviazione sostitutiva prevede 3 step:
  1. Estrazione tramite semplice filtro di ricerca dei documenti da archiviare
  2. Creazione del volume, ossia l’inserimento all’interno di una cartella del PC dei documenti in formato PDF, degli indici di ricerca e del programma necessario per la consultazione off-line
  3. Firma ed applicazione della marca temporale sul volume creato

Benefici
Grazie al progetto ALDEBRA, lo Studio Salandini ha potuto superare con efficienza il problema dell’archivio documentale dotandosi di uno strumento innovativo che consenta anche la rapida individuazione dei documenti e delle informazioni presenti in essi. Conseguentemente ha anche ri-organizzato i propri processi supportandoli con strumenti in grado di monitorarne lo stadio evolutivo, i centri di responsabilità e le relative scadenze. Il tutto con un maggior risparmio complessivo riscontrabile nell’eliminazione di archivi cartacei e tempi di ricerca molto più rapidi.

 

 
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