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CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

 
La conservazione digitale

La conservazione digitale (anche conosciuta come conservazione sostitutiva) è il tassello fondamentale per realizzare una completa dematerializzazione. E’ infatti il processo legale/informatico, regolamentato dalla legge italiana, che consente di attribuire ai documenti digitali lo stesso valore legale dei documenti su carta.
Il sistema di conservazione garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44).
L’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) definisce le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione. Si tratta della definizione di natura e funzione del sistema, modelli organizzativi, ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti, descrizione del processo.

Come funziona e perchè va fatta:
Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.
È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale che permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.
Questa tipologia di processi consente di conferire la stessa efficacia giuridica dei documenti cartacei a quelli elettronici e permette alle aziende e alle pubbliche amministrazioni di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione cartacea. Un risparmio particolarmente elevato se si pensa alla documentazione che deve essere, per legge, conservata per più anni.
In caso di documenti prodotti originariamente in modalità informatica (come per la Fattura Elettronica alla PA), è obbligatorio che la loro conservazione avvenga con modalità digitali.

Quali documenti puoi conservare?
  • Libri contabili: Libro Giornale, Libro Inventari, Libro Cespiti, Registri IVA, Mastri e Partitari, Giornale e Schede di Magazzino, etc.
  • Ciclo Attivo: Fatture, ricevute e scontrini fiscali, documenti di trasporto (DDT)
  • Ciclo Passivo: Fatture, ricevute e scontrini fiscali, documenti di trasporto (DDT)
  • Documenti doganali: (CMR, MRN, DAE), Bolle Doganali di Importazione se inserite nel Fascicolo Doganale.
  • Dichiarazioni fiscali: Dichiarazione dei Redditi 730 e UNICO, IRAP, LUL, CUD, 770, etc.
  • Moduli: Versamenti (modelli F24, F23)
  • Libri Sociali e Bilanci: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
  • Libro Unico del Lavoro (LUL)
  • Posta Elettronica Certificata
  • Documenti di Protocollo

Vantaggi e benefici:

Maggiore efficienza
  • più velocità nel reperire i documenti e le informazioni;
  • migliore controllo dei processi documentali.
Riduzione di tempi, costi, spazi e risorse
  • costi (diretti ed indiretti) sui processi operativi;
  • spazi dedicati allo stoccaggio e all’archivio dei documenti;
  • risorse dedicate alla gestione e alle attività relative ai documenti;
  • tempi di svolgimento delle attività relative ai documenti
Compliance normativa e innovazione dei processi
  • La fatturazione elettronica alla PA richiede la conservazione digitale
  • La conservazione è un tassello fondamentale per la dematerializzazione, consentendo di non produrre documenti cartacei in nessuna fase del ciclo di vita del docuemento.

 
SIAV è tra i primi 13 Conservatori Accreditati ADIG (Dicembre 2014)
 
Maggiore efficienza nella gestione documentale Riduzione di costi e tempi Compliance normativa Innovazione di processo
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