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Contratti DIGITALI

 
La soluzione per una gestione completamente digitale della stipula dei contratti

La stipula dei contratti digitali in ambito pubblico è un obbligo ormai entrato pienamente a regime, secondo quanto disposto dal DL 23/12/2013 n.145 (“Destinazione Italia”).
Al di là degli aspetti tecnologici, la sfida è trovare soluzioni efficaci per applicare questa novità, realizzando sistemi semplici da usare e che assicurino il pieno rispetto della normativa.
Se per gli Enti pubblici i contratti digitali sono un obbligo di legge, anche in ambito privato può diventare buona prassi una gestione digitale della stipula dei contratti, visti gli interessanti vantaggi nella organizzazione del lavoro, e i concreti risparmi.

La soluzione:
La soluzione semplifica le procedure di stipula dei contratti in forma digitale, assicurando il completo controllo di tutte le fasi operative, dalla predisposizione dei documenti fino alla Conservazione a norma della documentazione.
Il motore di workflow regola la sequenza di attività e le assegna ai destinatari di competenza. La soluzione offerta include una serie di iter approvativi personalizzabili, accessibili anche da fuori ufficio grazie alle App native per iPad e Android.
Grazie al modulo di gestione della PEC integrato in Archiflow, l’applicazione offre un meccanismo semplificato e certificato per interagire con il fornitore. E’ possibile anche l’integrazione con il modulo ADP (Active Document Portal) di Archiflow, per la pubblicazione in tempo reale dei documenti all’interno di un portale web dedicato, consentendo ai fornitori di scaricarli, aggiornarli, inserire allegati e di consultarne lo stato.
Le funzioni integrate di firma digitale tramite smart card/token USB, o di firma remota tramite HSM, permettono di gestire in modo molto semplice ed immediato la sottoscrizione dei documenti.
Se l’Ente utilizza il Protocollo Informatico di Archiflow, il flusso di lavorazione include anche la protocollazione della documentazione.

Caratteristiche:
Offerta completa, che include: software, workflow dei procedimenti, servizi professionali, personalizzazione dei flussi di lavoro in base alle esigenze organizzative.
  • Add-in per MS Office e LibreOffice per il caricamento e la profilazione dei documenti
  • Firma digitale integrata, anche tramite HSM
  • Iter approvativi, accessibili anche in mobilità
  • Creazione del fascicolo digitale che include tutta la documentazione
  • Comunicazioni con i fornitori via PEC
  • Possibilità di pubblicare i documenti via web
  • Conservazione digitale (locale o in outsourcing); Siav è conservatore accreditato AgID ed ha ottenuto la certificazione ISO 27001
  • Firma grafometrica dei documenti per chi non ha la firma digitale
  • Utilizzo di BlueDrive per esigenze di condivisione e collaborazione evolute
Un esempio concreto:
Diversi Enti che operano nell’ambito delle concessioni autostradali hanno scelto di usare questa soluzione di dematerializzazione dei contratti per gestire in modo efficace il flusso di predisposizione della documenta-zione, lo scambio della stessa con i fornitori e le fasi di approvazione, di firma digitale e di conservazione digitale a norma.
Grande attenzione è stata posta sugli aspetti di gestione documentale e sulla disponibilità di strumenti per il controllo dell’intero iter di lavorazione, visto il notevole valore economico di alcuni dei contratti che vengono stipulati da questi Enti con i loro fornitori.


 
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