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Gestione della Corrispondenza

 
Dematerializzazione dei procedimenti a partire dalla corrispondenza in arrivo e in partenza


La gestione della corrispondenza rappresenta un processo cruciale per le organizzazioni pubbliche: la maggior parte dei documenti che scatenano i procedimenti amministrativi sono rappresentati da corrispondenza in arrivo o in partenza e transitano attraverso il protocollo istituzionale.
Sinthesi
consente la gestione completa della corrispondenza indipendentemente dal canale di ricezione/invio (PEC, posta elettronica tradizionale, servizi di postalizzazione, cartaceo, copia conforme, etc.).
Sinthesi governa questo processo cruciale nell’operatività di un Ente, con efficienza e sicurezza, e fornisce una serie di strumenti per supportare gli utenti nella gestione e condivisione della corrispondenza archiviata.

Come funziona:
Sinthesi integra un’architettura funzionale mirata alla gestione dei documenti di corrispondenza, dei processi approvativi e dei procedimenti amministrativi correlati.
Su di essa è stato realizzato un cospicuo insieme di funzionalità appositamente finalizzate alla gestione delle specificità connesse con il trattamento della corrispondenza ed a rendere il sistema conforme alle normative vigenti. Il sistema possiede un gran numero di funzionalità “ready to use” che consentono di ridurre significativamente le attività ed i tempi per la sua messa in esercizio rispetto a piattaforme di mercato della stessa tipologia.
Sinthesi rappresenta la piattaforma tecnologica ideale attraverso la quale l’Organizzazione può cogliere l’ambizioso obiettivo della dematerializzazione e della gestione digitale. Si integra con tutte le componenti tecnologiche necessarie a consentire la completa dematerializzazione dei procedimenti e dei documenti in generale: il protocollo informatico, la firma digitale, la posta elettronica e la PEC, la conservazione sostitutiva.
Corrispondenza in arrivo
Attraverso le sue funzionalità il sistema permette di automatizzare la ricezione e la distribuzione della corrispondenza all’interno dell’Organizzazione. La corrispondenza ricevuta viene gestita dal sistema con un processo che consente la protocollazione e l’assegnazione dei documenti in modo completamente automatico.
Corrispondenza in partenza
Per la corrispondenza in partenza il sistema gestisce le attività necessarie alla predisposizione e all’invio dei documenti attraverso apposite attività automatiche.
Integrazione con Word, creazione PDF, firma digitale, iter approvativi predefiniti o collaborativi, protocollazione automatica, invio tramite PEC e postalizzazione massiva sono alcune delle funzionalità che arricchiscono l’applicazione.

Key Benefits:
  • Pieno supporto ai processi di dematerializzazione e gestione digitale dei documenti;
  • Gestione della corrispondenza indipendente dal supporto (cartaceo ed elettronico);
  • Componenti ed interfacce di Protocollo Informatico, Gestione Elettronica dei Documenti, di Gestione Automatizzata dei Procedimenti e di Conservazione Sostitutiva integrate;
  • Aderenza alle normative vigenti in tema di protocollo informatico, gestione e tenuta dei documenti e conservazione sostitutiva;
  • Riduzione dei costi di fotocopiatura e stampa dei documenti cartacei attraverso la condivisione del documento informatico dematerializzato;
  • Riduzione dei costi di stoccaggio della documentazione cartacea fruibile in formato digitale;
  • Drastica riduzione dei tempi di accesso ai documenti e possibilità di condivisione degli stessi;
  • Distribuzione automatica della corrispondenza sulla base di regole predefinite;
  • Aumento dell’efficienza nell’esecuzione di processi aziendali che utilizzano i documenti come supporto;
  • Tracciatura delle attività dei procedimenti finalizzata alla misurazione delle performance dell’Organizzazione;
  • Gestione automatizzata dei procedimenti amministrativi dell’Ente;
  • Flessibilità per adattarsi alle diverse caratteristiche dei processi di lavoro.

 Un esempio concreto:
n’Organizzazione complessa, composta da migliaia di utenti distribuiti sul territorio, decide di dematerializzare la propria corrispondenza, in ottemperanza al Codice dell’Amministrazione Digitale.

  • 3 Aree Organizzative Omogenee
  • 60 filiali
  • 1.600 uffici
  • 8.000 utenti
  • 4 milioni di documenti annui
  • 2 milioni di iter approvativi
  • 100 caselle PEC.

L’Applicazione Siav ha consentito la dematerializzazione dei documenti di corrispondenza e dei relativi flussi approvati tramite:

  • gestione del Protocollo Informatico
  • gestione della PEC in ingresso ed in uscita
  • predisposizione automatica dei documenti in uscita
  • utilizzo di servizi di postalizzazione massiva di terze parti
  • Conservazione Sostitutiva a norma della corrispondenza

La PEC è diventata il canale preferenziale di colloquio tra l’Organizzazione ed i suoi interlocutori: la PEC in arrivo è automaticamente protocollata, distribuita ed archiviata; della PEC in uscita vengono automaticamente gestiti lo stato e le varie ricevute di ritorno.
I risultati ottenuti, in linea con gli obiettivi del progetto, sono stati: incremento dell’efficienza dei processi, maggiore tempestività nello scambio di comunicazioni con l’esterno, riduzione degli spazi fisici di archiviazione (1,5 Km di scaffali risparmiati ogni anno), uso di workflow per la gestione degli iter approvativi, dematerializzazione del 90% della corrispondenza.

 
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