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Protocollo Informatico

 
La soluzione per la gestione avanzata e a norma del Protocollo nelle PA

Il Protocollo Informatico consente l’ottimizzazione della gestione dei procedimenti attraverso l’eliminazione dei registri cartacei, la riduzione degli uffici di protocollo, la razionalizzazione dei flussi documentali e la riduzione dei tempi e dei costi di gestione delle pratiche amministrative.
Il Protocollo Informatico di Siav integra le avanzate funzionalità di Archiflow per le PA: Classificazione, Fascicolazione Archivistica, Distribuzione dei documenti, gestione di firme elettroniche e digitali, gestione dei Procedimenti.

La soluzione:
Nelle Pubbliche Amministrazioni il Protocollo Informatico ha assunto un valore strategico in quanto rappresenta il punto di ingresso e di uscita di tutta la documentazione e costituisce l’elemento scatenante di molti procedimenti.
Aldebra presenta un’applicazione specifica che consente la gestione del Protocollo Informatico con modalità perfettamente in linea con le normative vigenti in materia.
La componente di Protocollo Informatico è integrata con le altre componenti di Document & Business Process Management della piattaforma Siav: attraverso tale integrazione è possibile gestire gli iter procedurali delle Amministrazioni e verificare in tempo reale lo stato di avanzamento del procedimenti.
La soluzione Siav proposta da Aldebra di Protocollo Informatico ottempera a tutte le disposizioni normative in tema di Protocollo Informatico in vigore ed in particolare ai disposti:
  • Del DPR 445/00 “Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”;
  • Del DPCM 3/12/13 “Regole tecniche per il protocollo informatico”;
  • Del DPR 68/05 “Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata”;
  • Del Dlgs 82/05 (CAD) per l’SPC, il documento informatico e la firma digitale.
Le funzionalità:
  • Registrazione di Protocollo: Archiflow consente di eseguire l’inserimento dei dati di profilo di un documento di corrispondenza in un’unica operazione. I dati di profilo gestiti sono quelli resi obbligatori dalla normativa, integrabili con altri dati liberamente definibili dall’Organizzazione.
  • Segnatura di Protocollo: nel rispetto della normativa, Archiflow consente l’apposizione o l’associazione al documento originale delle informazioni riguardanti il documento stesso in forma permanente non modificabile attraverso la stampa di un’etichetta adesiva sulla quale sono riportati gli estremi di protocollo. Per i documenti in formato digitale è disponibile la segnatura elettronica, che consiste nel calcolo dell’impronta del file che rappresenta il documento, e che permette l’associazione univoca della registrazione di protocollo con il documento stesso. Nel caso di scambio telematico di documenti protocollati, Archiflow gestisce la segnatura in formato XML.
  • Annullamento di Protocollo: Archiflow consenta l’Annullamento di un protocollo tracciando gli estremi dell’operazione, nell’ambito di un processo approvativo che prevede specifiche autorizzazioni.
    Il sistema consente anche di effettuare un annullamento parziale. Questa possibilità, prevista dalla normativa, permette di annullare ovvero cambiare il valore di alcuni campi specifici della scheda di protocollo mantenendone traccia nel tempo.
  • Registro Giornaliero di Protocollo: Archiflow consente la generazione automatica del Registro Giornaliero di Protocollo contenente gli estremi di protocollo dei documenti protocollati in un arco di tempo prestabilito.
  • Registro di Emergenza: il registro di emergenza consente di avviare la protocollazione di documenti in situazioni di emergenza, come in caso di guasti hardware o di sospensione nell’erogazione di elettricità. I protocolli possono essere poi esportati, una volta terminata l’emergenza, in un file XML che potrà essere utilizzato per inserirli nelle schede di Archiflow impostate. Archiflow contiene un setup specifico per la componente di registro di emergenza, che può essere installata su un PC stand-alone non connesso alla rete dell’Organizzazione; il setup è pensato per essere auto-consistente, contiene infatti l’applicativSalvareo, il database e la configurazione iniziale di tipi documenti e utenze.

 
L'Interoperabilità:
Per Interoperabilità dei sistemi di Protocollo Informatico si intende la possibilità, per un sistema di un’Amministrazione destinataria, di trattare automaticamente le informazioni trasmesse dal sistema di un’Amministrazione mittente, al fine di automatizzare le attività di protocollazione e di automazione dei processi sottesi.
L’intera infrastruttura fornita da Archiflow è mirata a garantire l’interoperabilità applicativa tra sistemi diversi. Le operazioni di invio dei messaggi d’interoperabilità sono del tutto simili a quelle per l’invio di PEC o posta elettronica tradizionale: attraverso un’apposita interfaccia vengono inserite le informazioni necessarie all’invio, quali i destinatari, l’oggetto, il corpo del documento, ecc. La segnatura, in formato XML, viene generata automaticamente ed allegata al messaggio.
I messaggi in ingresso da sottoporre a protocollazione pervenuti attraverso modalità elettroniche sono resi disponibili all’interno della cassetta di posta in arrivo: gli utenti possono dunque visualizzarli assieme alle e-mail di Posta Certificata e di posta elettronica tradizionale.
L’archiviazione dei protocolli in ingresso è facilmente eseguibile tramite un tasto visualizzato sulla schermata di apertura del messaggio stesso.
Le ricevute di ritorno e le altre notifiche d’interoperabilità sono automaticamente archiviate come allegati della scheda di protocollo.

 
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