Scopri l'offerta Aldebra Total Document Solutions

Grazie a una progettazione personalizzata i servizi di Pay Per Page e di Document Management garantiscono una produzione documentale più efficace e un consistente risparmio economico.

L'intervento di Aldebra prevede: 

• il ritiro del parco macchine di proprietà esistente rimborsando il valore di ammortamento residuo
• lo sostituisce con apparecchiature nuove e adatte alle specifiche esigenze di ogni gruppo di lavoro
• presenta un'offerta per un contratto di somministrazione a costo pagina in base al quale l'Azienda Cliente paga un importo unitario predeterminato per le pagine prodotte (stampe, copie, fax), comprensivo di assistenza tecnica, ricambi, consumabili, oneri gestionali e utilizzo hardware.

I vantaggi del progetto Pay Per Page:

Operativi:

• Certezza dei costi
• Riduzione dei costi operativi (minimo 15%)
• Liberazione di risorse finanziarie (acquisto di risultati e non di beni strumentali)
• Generazione di cassa nell'esercizio (cessione dei cespiti al fornitore).

Strategici:

• Possibilità di liberare risorse da attività non core business
• Maggiore efficacia nei processi di ristrutturazione (flessibilità)
• Rinnovamento del parco tecnologico
• Garanzia di rispetto dell'ambiente (riduzione dei consumi - per effetto dell'innovazione tecnologica, e degli sprechi - per effetto dell'innovazione di processo).

Perchè nasce PAY PER PAGE
La maggior parte delle attività delle aziende sono supportate da un insieme sempre più numeroso ed eterogeneo di documenti, quali e-mail, fatture, fax e lettere, la maggior parte dei quali dovrà essere stampato, scansito, catalogato, spedito e archiviato. 
L’area della gestione documentale non costituisce un’area core per le aziende ma risulta essere legata a rilevanti criticità. 
Tale gestione comporta ingenti oneri, spesso difficili da censire o stimare, anche perché ai costi certi (quali i canoni di noleggio) ne vanno aggiunti altri, spesso riacquisto per mutate esigenze produttive o per obsolescenza tecnologica). Altri costi sono poi rilevabili solamente con un puntuale riferimento a parametri di efficienza (esempio limite l’interruzione del servizio), o di analitico controllo degli oneri indiretti (gestione logistica e amministrativa). 
Secondo uno studio di Gartner, i costi di gestione del documento possono arrivare al 3% del fatturato aziendale, rappresentando dunque una significativa area di assorbimento di risorse finanziarie a causa dell’immobilizzo in beni tecnologici, e i volumi di stampa sono in costante aumento come effetto del sempre maggiore volume di informazioni disponibili in formato digitale.

Sottovalutare l’ambito della gestione documentale è dunque un grosso errore, un errore che purtroppo molte aziende, anche ben strutturate, commettono e questo perché esse, normalmente, si avvalgono di tradizionali processi d’acquisto come gare o trattative. In questo modo, però, non sono in grado di individuare le proprie effettive esigenze e di quantificare l’esatto volume della produzione di documenti, il numero delle periferiche presenti in azienda, la loro localizzazione e gli utenti che le utilizzano e, di conseguenza, non riescono a ottimizzare le spese sostenute perché le apparecchiature non sono correttamente dimensionate o fornite con adeguati impegni sul livello di servizio.

Alla mancanza di certezza e consapevolezza in merito a costi e volumi dei documenti, si aggiunge uno scenario che vede convivere all’interno delle aziende vari strati di tecnologia, a volte non coerentemente integrati tra loro. Ne conseguono una diminuzione:

• in efficacia per l’impossibilità di sfruttare in modo pieno le potenzialità tecnologiche (si stima che il 35% del prezzo di un’apparecchiatura sia relativa a funzioni che non vengono effettivamente sfruttate) e perché le funzioni di controllo di gestione sono spesso inadeguate a monitorare le prestazioni di servizio di terzi, in quanto specializzate nella rilevazione di indici nelle aree del core-business aziendale.
• di efficienza, principalmente per due motivi: sprechi nella gestione operativa e pluralità di fornitori con modalità operative spesso in conflitto fra loro.        

Anche gli strumenti di verifica e di monitoraggio dell’efficienza sono spesso inadeguati a tenere sotto controllo le prestazioni fornite da terze parti. Nella maggior parte dei casi si cerca di ottenere il miglior prezzo possibile per l’acquisto o il noleggio degli strumenti, ma la spesa sostenuta non viene ottimizzata perché le apparecchiature non vengono dimensionate correttamente o, a volte, il livello di servizio non corrisponde alle attese.

Al fine di aiutare le aziende a individuare tutte le esigenze di gestione del flusso documentale e a tenere sotto controllo gli aspetti appena delineati, Nashuatec utilizza un modello volto al trasferimento delle proprie competenze specialistiche e gestionali all’Azienda Cliente.

Qual è la strategia da adottare per raggiungere questo obiettivo?
Le aziende possono percorrere due strade diverse: quella del Pay Per Page (PPP) o del Document Management System (DMS), che presuppongono due differenti approcci nella gestione documentale.

Il modello PAY PER PAGE

Con l’obiettivo di ridurre i costi relativi alla gestione documentale e di rinnovare il parco delle periferiche presenti in azienda, il Pay Per Page è un innovativo modello di business.

Questo modello prevede la sostituzione del parco macchine con apparecchiature nuove e adatte alle specifiche di lavoro e che presenta un’offerta per un contratto di somministrazione a costo pagina in base al quale l’Azienda Cliente paga un importo unitario predeterminato per le pagine prodotte (stampe, copie, fax).

L'importo fisso è comprensivo di manodopera, assistenza sistemistica, ricambi, consumabili, oneri gestionali e utilizzo hardware e che è unico a livello aziendale, con la sola differenziazione mono/colore. Il Pay Per Page consente il rinnovamento tecnologico, prevedendo il ritiro delle apparecchiature presenti presso l’azienda: se sono in proprietà, il pagamento da parte di Nashuatec è a valore residuo (per libro cespiti), se non sono in proprietà si effettua il pagamento dei canoni residui.

La prima fase del modello Pay Per Page è rappresentata dall’analisi, che consta di un’attività di auditing per definire la situazione di partenza, attività che viene effettuata attraverso il censimento delle periferiche di stampa e il rilevamento dei dati amministrativi relativi.

Avvalendosi di una consolidata metodologia d’analisi, il Team di Nashuatec, che lavora in stretta collaborazione con il project leader dell’azienda Cliente, guida la Società nell'identificazione degli elementi analitici che concorrono alla determinazione del costo totale di gestione (TCO - Total Cost of Ownership), il che è la premessa indispensabile per l’individuazione delle possibili aree di miglioramento.

Per compiere questa delicata fase dell’analisi, Nashuatec ha messo a punto avanzate soluzioni hardware e software che consentono di rilevare in modo puntuale – per singolo utente e per singola periferica – l’effettivo utilizzo delle apparecchiature.

A conclusione di questa prima fase Nashuatec presenta un documento che riporta un’analisi riepilogativa del TCO aziendale, completa degli indicatori gestionali necessari per assumere decisioni che consentano un incremento di produttività ed un contenimento dei costi.

Inoltre, saranno evidenziati in analitico i valori censiti o stimati consensualmente con il Cliente.
Segue la fase di progettazione, in cui e si condivide il progetto, calcolando esattamente quale sia il cost saving, di implementazione per il collaudo tecnologico e l’attivazione del servizio, e di gestione, in cui si rilevano i dati di consumo con attività di analisi e di reporting. I vantaggi del PPP sono sia operativi che strategici.

I vantaggi operativi: riguardano la certezza dei costi, la riduzione mediamente del 15% (su base storica) dei costi diretti di produzione documentale, la liberazione di risorse finanziarie e la generazione di cassa nell’esercizio, grazie alla cessione dei cespiti al fornitore.

I vantaggi strategici: si identificano invece nella possibilità di liberare risorse da attività non ‘core’ per l’azienda, di migliorare l’efficacia e la flessibilità nei processi di ristrutturazione, di rinnovare il parco tecnologico e di rispettare l’ambiente (riduzione dei consumi per effetto dell’innovazione tecnologica, quindi degli sprechi per effetto dell’innovazione di processo).